计划总结

2021年档案馆工作总结

2021年,档案馆在学校党委和行政的正确领导下,在学校各部门的关心支持下,紧紧围绕学校党政工作要点,履行“为党管档、为校守史、为师生服务”职责,经过全体人员的共同努力,圆满完成了全年的工作目标和任务。现将2021年的工作总结如下:

做好年鉴编撰工作,为科学决策提供依据。重新梳理年鉴编撰流程,优化工作程序。多次召开年鉴编撰工作推进会,新增审稿建议反馈和督办环节,落实编纂培训、稿件收集、文字编纂、审核校对、印刷发放等各环节工作。现已编撰完成《江苏科技大学年鉴(2021)》,并交付印刷单位印刷。

强化档案制度建设,规范档案管理工作。为维护档案的真实性、可靠性、完整性和可用性,保障档案的信息安全和开发利用,更好地为学校建设与发展服务,开展对国家、省级档案法律法规收集和汇编,开展了学校档案制度和档案馆内部管理规章制度的修订工作。发布了《江苏科技大学库房管理规定》《江苏科技大学档案馆印章管理办法》,起草了《江苏科技大学档案馆服务细则》《江苏科技大学档案工作保密制度》《江苏科技大学档案馆议事规则》等规章制度,进一步提升档案工作的专业化水平,体现按制度办事、用制度管人、靠制度约束的工作机制。

加强档案队伍建设,完善档案工作网络。根据工作需要,选聘了一支高素质、高效率的部门兼职档案员91名,确定各部门档案工作负责人51名,同时明确了全校各部门档案负责人、专(兼)职档案员职责,并专门召开全校兼职档案员培训会议,学习贯彻新修订的《档案法》和学校档案制度,部署2020年度部门立卷归档和年鉴工作,通过实操和现场解答等方式详细向兼职档案员介绍立卷归档的流程,促进兼职档案员提高档案管理业务水平。

持续推进档案资源建设,不断丰富馆藏资源。加大档案资料的收集力度,加强档案资源质量管控,把学校高质量发展的奋斗历史记录好、留存好。2021年共收集归档党群、行政、外事及综合类文件材料2343件,涉密文件328件,教学类档案2760卷(件),科研档案96卷(件),基建、设备、实物、出版档案88卷(件),财会档案8456册,声像档案183件。围绕校史溯源和李岚清同志赠礼两个主题,梳理了馆藏特色资源,为发挥校史育人、彰显学校办学历史、特色和成就提供档案支撑。

进一步优化查档流程,提升档案服务效率。针对师生、校友日益增长的档案利用需求,探索远程服务这一新的档案利用模式。在线上开展了学籍档案、成绩单、学位学历证书等材料的查阅、翻译制作等服务。采用线上为主、线下为辅,纸质凭证材料快递到达等无接触方式提供档案利用服务,让远程服务常态化。“零距离无现场”的后疫情服务方式,真正做到了让数据多跑路、群众少跑腿,受到师生的广泛好评。全年共提供档案利用1696人次,2836卷(件)次,学生成绩翻译320人次、毕业证书、学位证书、录取名册、在读证明英文翻译258人次,线上服务水平进一步提高。

档案信息化建设进入快车道。积极推进档案信息化工作,加快馆藏档案资源数字化程度。档案数字化扫描工作遵循以利用为导向的工作思路,注重实用性与便捷性,着力提升数字档案资源的管理与利用水平。完成了档案数字化一期项目方案制定、评审和招标等工作,已启动合计36万页包含各类文书、学籍、录取名册等档案的数字化扫描工作。

完成档案管理信息系统的全新改版升级、推进与业务系统相互衔接,实现了档案管理系统与OA系统的对接,实时接收电子文件,保证档案的齐全完整。将新的管理理念、管理要求、管理制度固化到新系统中,提升系统的智能化、规范化水平,保障了档案信息安全。

对档案馆网站进行全新改版,突出服务师生的理念,打造档案业务工作与档案文化宣传相结合的“一体化”档案信息服务平台。